Registrator till Barn- och ungdomsförvaltningen

Beskrivning

Är du intresserad av arbete i en politisk styrd organisation? Tycker du det är givande att arbeta med frågor som berör demokrati och förvaltning? Då kan du vara den vi söker till rollen som registrator på barn- och ungdomsförvaltningen.  

Du kommer att ingå i den administrativa avdelningen på barn- och ungdomsförvaltningens stab som arbetar med administration, utredning, juridik, systemförvaltning och stödprocesser. Vår arbetsplats ligger i Karolinen i centrala Karlstad, där vi erbjuder trevliga lokaler. Vi levererar hög kvalitet, stöttar varandra och ser till att vi mår bra och har roligt på jobbet.

Arbetsuppgifter

Som registrator hos oss blir du en viktig del av ett team som arbetar med att ge administrativt stöd till hela barn- och ungdomsförvaltningen. Tillsammans med två nämndsekreterare, en registrator och en verksamhetsutvecklare bidrar du till att det dagliga arbetet i organisationen flyter på smidigt – och att vi jobbar rättssäkert, effektivt och med hög kvalitet.

I din roll ansvarar du för myndighetens diarium och hanterar registrering av handlingar. Du är med och säkerställer att vår dokumenthantering sker korrekt och enligt gällande regelverk. Utöver registratorsuppdraget ingår även andra administrativa arbetsuppgifter, till exempel att attestera fakturor, hantera post, göra beställningar och lämna ut allmänna handlingar.

Du har också en viktig funktion i att stötta förskolor och skolor genom att ge operativt stöd i frågor som rör barn- och elevregistrering, registrering av handlingar, viss ekonomiadministration samt i systemrelaterade frågor. Avdelningen erbjuder även konsultation, utbildningar och stödmaterial för att underlätta det administrativa arbetet i verksamheten.

Tillsammans arbetar vi för att alla barn och elever i Karlstads kommun ska få en likvärdig och rättssäker utbildning – och som registrator är du en viktig del i att det blir möjligt.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en högskoleutbildning inom något av dessa områden: statsvetenskap, rättsvetenskap, offentlig förvaltning, dokument- och informationshantering eller liknande utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig samt har erfarenhet av att arbeta i ärendehanteringssystem. Du har erfarenhet av den offentliga processen och god kunskap om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. 

Som registrator behöver du kunna identifiera behov och agera proaktivt utan att invänta instruktioner. Det kan handla om att föreslå förbättringar i diarieföring eller digitala arbetsflöden  för att öka effektiviteten och rättssäkerheten.

I rollen krävs förmåga att arbeta självständigt, planera sitt arbete och fatta beslut inom ramen för gällande lagar och riktlinjer. Du behöver kunna prioritera arbetsuppgifter, hantera höga arbetsflöden och säkerställa att diarieföring och informationshantering sker korrekt och i tid. Som registrator är du en stödfunktion och intern servicepartner i organisationen. Det innebär att du på ett professionellt och tillmötesgående sätt hjälper andra att hitta rätt information, förstå diarieföringsrutiner och följa offentlighetsprincipen. Du hanterar ofta stora mängder information, handlingar och ärenden där ordning och reda är avgörande.