Diarieförd - Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Varje skola leds av en gymnasiechef som också är chef för skolans rektorer. I organisationen ingår även en beställarenhet för vuxenutbildningen. På Beställarenheten finns följande arbetsenheter; expedition och antagningsenhet för vux-elever, studie- och yrkesvägledare samt sfi-enhet. Efterfrågad tjänst kommer att ha sin arbetsplats på beställarenheten. 

Vuxenutbildningen Karlstad bedriver verksamhet inom Särskild utbildning för vuxna, svenska för invandrare (SFI), teoretiska kurser på grundläggande och gymnasial nivå samt yrkesutbildningar och kombinationsutbildningar. Beställarenheten beställer all vuxenutbildning, vilket sker från både interna och externa utbildare. Vuxenutbildningen Karlstad erbjuder flera starter per år med olika studieformer, klassrum-, distans- samt flexstudier vilket innebär en kombination av klassrums- och distansstudier. På Vuxenutbildningen i Karlstad studerar cirka 4000 elever per år.

Hos oss är det självklart att värdesätta olikheter och förstår hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar oss.

Arbetsuppgifter

Som Administratör på Vuxenutbildningens Expedition/antagning kommer du ingå i ett team med övriga medarbetare på enheten som leds av administrativ chef och rektor. Du kommer även att ha ett nära samarbete med övriga enheter som Studievägledning, SFI och ekonom.

Vuxenutbildningens expedition, antagning och administration är grunden för våra elever och utbildare varför vi ser att du tar egna initiativ och ett stort ansvar. Du kommer att ha en viktig roll i organisationen och kommer att vara delaktig i att utveckla vår framtida verksamhet.

Du kommer arbeta med det dagliga administrativa flödet på enheten och kommer att möta många studerande, både nya och befintliga. I tjänsten kommer du att arbeta med ansökningar, registreringar, viss antagning, studieplanering och uppföljning av elever och samverka mellan olika aktörer.

I din roll som administratör kommer du även att arbeta med att:

• ge kundservice till våra elever, lärare och utbildare via fysiska besök, telefon och mejl.
• hantera löpande administration och ärenden,
• ansvara tillsammans med övriga på enheten att administrera och urskrift för exempelvis betyg och intyg för våra elever.
• vara behjälplig i statistikframtagning och sammanställning.

I din roll som administratör ingår även att utveckla och effektivisera administrativa processer. Du bidrar tillsammans med dina kollegor aktivt till utveckling och tar ansvar för att verksamheten når sina mål. Utöver de ordinarie arbetsuppgifterna finns det möjlighet att driva och delta i olika projekt.

Kvalifikationer

Det är meriterande att du har erfarenhet av vuxenutbildning och/eller elevadministration/utbildningsadministration och Extens.

Eftersom din roll och funktion är viktig för våra elever och andra aktörer ställs höga krav på administration och bemötande. Som person trivs du med administrativt arbete och har förmågan att se till att administrationen fungerar på ett sätt som skapar ordning och kundnöjdhet. Du tycker om att ge människor runt omkring dig god service, såväl elever som kollegor och övriga aktörer.

I arbetet är det flera rutiner och arbetssätt som varierar och det är en mängd regler, lagar, rutiner och deadlines att ha koll på.

Vi ser gärna att du är kvalitetsmedveten, flexibel och strukturerad. Arbetet kräver att du snabbt kan sätta dig in i nya arbetssätt och processer och flexibelt kan röra dig mellan olika typer av administrativt arbete och system. Du har förmågan att arbeta självständigt och kan anpassa dig när förutsättningarna ändras. Du är utåtriktad och har lätt för att skapa och upprätthålla goda relationer.

Du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och har lätt för att anpassa ditt sätt att kommunicera.

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom administration, annan adekvat utbildning eller erfarenhet som vi bedömer vara bra för uppdraget.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av vuxenutbildning och administration.

Önskar du komma i kontakt med kontaktperson gällande annonsen så skicka ett mail så kommer vi att återkomma.