Projektadministratör

Beskrivning

Fastighetsavdelningen ansvarar för kommunens fastigheter och arbetar för att skapa attraktiva, tillgängliga och hållbara lokaler. Vårt uppdrag är att vara långsiktiga fastighetsägare, bidra till stadens utveckling och skapa bra, attraktiva, tillgängliga och hållbara miljöer för karlstadsborna. Du är välkommen till en verksamhet som erbjuder stimulerande och omväxlande arbetsuppgifter med stora utmaningar och goda utvecklingsmöjligheter.

Du blir en del av enheten fastighetsprojekt där projektledare driver större om- och nybyggnadsprojekt från planeringsfas till färdig byggnad och överlämning till driften och förvaltare. I teamet finns även handläggare för bostadsanpassningsbidrag, vilket bidrar till en bred och varierad verksamhet med många kontaktytor.

Vi söker en projektadministratör som vill ha en central roll i våra bygg- och fastighetsprojekt. Hos oss är samspelet mellan projektledning och informationsförvaltning en förutsättning för kvalitet, struktur och framdrift – och du får en viktig roll i detta samarbete.

Arbetsuppgifter

Som projektadministratör är du ett administrativt nav i projekten och bidrar till struktur, kvalitet och framdrift genom hela processen. I rollen arbetar du nära projektledare och informationsförvaltare och stöttar både det operativa arbetet och utvecklingen av arbetssätt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• stötta projektledare i planering, uppföljning och genomförande av projekt. Som att föra minnesanteckningar, ta fram beslutsunderlag, rapporter och presentationer
• arbeta med projektens dokumentation och informationshantering samt struktur i projektrum och arkivering 
• hantera utlämnande av handlingar och säkerställa att riktlinjer för informationshantering följs 
• bistå med verksamhetsstöd, till exempel administrativa inköp, arbete i system exempelvis E-Avrop och ta fram underlag såsom informations- och presentationsmaterial
• bidra till utveckling av enhetens arbetssätt, processer och digitala verktyg 

Rollen innebär många kontaktytor och du fungerar som en länk mellan projektledning, informationsförvaltning och övriga funktioner. Du samverkar med projektledare, informationsförvaltare, handläggare inom bostadsanpassning samt andra interna och externa aktörer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete och trivs i en roll där du får kombinera struktur, service och samarbete i en projektmiljö. Du har minst gymnasial utbildning och några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna kopplat till projekt. Du har goda kunskaper i Microsoft 365 och uttrycker dig mycket väl i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet från bygg- eller fastighetsbranschen samt kunskap om dokumenthantering, arkivering eller informationsstruktur.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen är du strukturerad, noggrann och har ett naturligt sinne för ordning och reda. Du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med olika typer av människor.

Vi söker särskilt dig som har driv och ett intresse för att utveckla arbetssätt och bidra till förbättringar i verksamheten. Du tar initiativ, ser möjligheter till utveckling och trivs i en roll där du får vara med och stärka och effektivisera processer och arbetssätt över tid. Du är kommunikativ, skapar goda relationer och har förmåga att driva ditt arbete framåt både självständigt och tillsammans med andra.

B-körkort är ett krav för tjänsten.

Vi erbjuder

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs

Information om lönenivåer hittar du här (välj "Se lönestatistik"). Den här rekryteringen rör AID-kod 152090.

Varmt välkommen med din ansökan!

När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.